一、档案室人员岗位职责
1.积极宣传党和国家关于档案管理的法规、条例。
2.遵守各项档案业务规章制度。
3.维护档案的完整、系统和安全，定期检查档案保管情况，改进档案保护技术，严守机密。
4.积极开展咨询服务；热情接待档案利用者，迅速、准确提供所需档案和资料。
5.深入业务部门，开展文件整理、归档等的业务培训和指导工作。
二、档案资料保管
1.严格执行档案资料收集、整理、保管、鉴定、提供利用与销毁等有关制度和规定，确保其完整、系统和安全。
2.档案资料按档号排放，档案柜编顺序号，库房内悬挂相关档案资料管理规章和制度。
3.借出的档案资料须按时归还，利用后的档案资料应随即放回原处。
4.不得窃取、出卖和涂改档案资料，违者追究法律责任。
5.切实做好防盗、防火、防水、防潮、防尘、防虫、防霉工作。
6.每学期开学初对库房档案进行全面检查、清点，发现问题及时处理。
三、档案资料保密
1.高度认识档案保密工作的重要性，严格遵守有关法规和制度。
2.查阅涉密档案或内部材料，须经学院负责人批准。查阅时须严格履行登记手续，注明查阅目的和内容。
3.未经批准，任何人不得私自带档案出室；档案工作人员不得私自摘抄、复制、传播具有保密性质的档案内容。
4.因需要经批准摘录或复制涉密档案材料的，须妥善保管，用后销毁，如发生涉密问题，后果由利用者负责。
5.档案工作人员或利用者，如有违反保密规定的，视情节轻重按有关规定处理。
四、档案资料利用
1.查阅利用本室开放档案、资料者，须持身份证（或工作证、学历证书）等有效证件，同时填写查阅登记表；受他人委托者，还须出具他人上述任一证件（含复印、传真件）及委托查阅申请书。
2.查阅重要的或密级档案，按档案保密规定办理；查阅本职范围外的重要档案，须经学院负责人批准；查阅珍贵档案时，以复印件代替原件利用。
3.档案、资料一般不外借。确因工作需要外借的，须经分管领导批准，并办理外借手续（限5天内归还）；若续借，需办续借手续。
4.查阅利用档案时不得随意涂改、拆卷或损毁。本室工作人员对违规者，有权给予劝告、责令赔偿或其它处置。
5.未经学院领导批准或授权，任何单位、个人无权公布档案内容。
五、档案资料销毁
1.对超过保管期限或确已失去价值的档案，档案工作人员应定期组织实施档案销毁工作。
2.销毁前，档案管理员应将销毁档案编制清册上报学院，任何人不得私自销毁档案。
3.销毁档案的清册，须永久留存备查。
4.档案销毁时应有3人以上进行现场监督，严禁私自销毁档案。
六、安全与消防
1.库房重地，非本室工作人员不得擅入。
2.严禁烟火、易燃、易爆及腐蚀物品进室。
3.做好安全巡查工作，下班时关好水电、锁好门窗。
4.档案工作人员应熟悉消防器材的性能及使用方法；做好消防器材的保养更新工作，使之可靠有效。
5.发生火警、火灾要迅速报告，并全力扑救。
七、附则
1.本制度自发布之日起实施。
2.本制度解释权在人文学院党政联席会。
上海师范大学人文学院
2019年11月25日修订
