人文学院档案室管理制度(2019年)
发布日期: 2019-12-11 作者: 浏览次数: 22


一、档案室人员岗位职责

    1.积极宣传党和国家关于档案管理的法规、条例。

    2.遵守各项档案业务规章制度。

    3.维护档案的完整、系统和安全,定期检查档案保管情况,改进档案保护技术,严守机密。

    4.积极开展咨询服务;热情接待档案利用者,迅速、准确提供所需档案和资料。

    5.深入业务部门,开展文件整理、归档等的业务培训和指导工作。


二、档案资料保管

    1.严格执行档案资料收集、整理、保管、鉴定、提供利用与销毁等有关制度和规定,确保其完整、系统和安全。

    2.档案资料按档号排放,档案柜编顺序号,库房内悬挂相关档案资料管理规章和制度。

    3.借出的档案资料须按时归还,利用后的档案资料应随即放回原处。

    4.不得窃取、出卖和涂改档案资料,违者追究法律责任。

    5.切实做好防盗、防火、防水、防潮、防尘、防虫、防霉工作。

    6.每学期开学初对库房档案进行全面检查、清点,发现问题及时处理。


三、档案资料保密

    1.高度认识档案保密工作的重要性,严格遵守有关法规和制度。

    2.查阅涉密档案或内部材料,须经学院负责人批准。查阅时须严格履行登记手续,注明查阅目的和内容。

    3.未经批准,任何人不得私自带档案出室;档案工作人员不得私自摘抄、复制、传播具有保密性质的档案内容

    4.因需要经批准摘录或复制涉密档案材料的,须妥善保管,用后销毁,如发生涉密问题,后果由利用者负责。

    5.档案工作人员或利用者,如有违反保密规定的,视情节轻重按有关规定处理。


四、档案资料利用

    1.查阅利用本室开放档案、资料者,须持身份证(或工作证、学历证书)等有效证件,同时填写查阅登记表;受他人委托者,还须出具他人上述任一证件(含复印、传真件)及委托查阅申请书。

    2.查阅重要的或密级档案,按档案保密规定办理;查阅本职范围外的重要档案,须经学院负责人批准;查阅珍贵档案时,以复印件代替原件利用。

    3.档案、资料一般不外借。确因工作需要外借的,须经分管领导批准,并办理外借手续(限5天内归还);若续借,需办续借手续。

    4.查阅利用档案时不得随意涂改、拆卷或损毁。本室工作人员对违规者,有权给予劝告、责令赔偿或其它处置。 

    5.未经学院领导批准或授权,任何单位、个人无权公布档案内容。


五、档案资料销毁

    1.对超过保管期限或确已失去价值的档案,档案工作人员应定期组织实施档案销毁工作。

    2.销毁前,档案管理员应将销毁档案编制清册上报学院,任何人不得私自销毁档案。

    3.销毁档案的清册,须永久留存备查。

    4.档案销毁时应有3人以上进行现场监督,严禁私自销毁档案。


六、安全与消防

    1.库房重地,非本室工作人员不得擅入。

    2.严禁烟火、易燃、易爆及腐蚀物品进室。

    3.做好安全巡查工作,下班时关好水电、锁好门窗。

    4.档案工作人员应熟悉消防器材的性能及使用方法;做好消防器材的保养更新工作,使之可靠有效。

5.发生火警、火灾要迅速报告,并全力扑救。


七、附则

1.本制度自发布之日起实施。

2.本制度解释权在人文学院党政联席会。

  

  

上海师范大学人文学院

2019年11月25日修订


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